「予約時間になってもお客様が来店されず、無断キャンセルが発生している」
「指定日時に訪問したのに不在で再訪問などの手間が発生している」
上記のような問題の対策として、リマインドメールを活用する企業が増えています。
しかし、リマインドメールを送っても効果が出ないと悩んでいるケースも多いようです。
この記事ではリマインドメールとは何か？リマインドメールを送るメリット、リマインド連絡手段や活用例などを紹介します。リマインドメールを利用してみたい、リマインドメールの効果を上げる手段を検討している場合はぜひ参考にしてみてください。
目次
予約確認メール（リマインドメール）とは？
予約確認メール（リマインドメール）とは予約の数日前～前日に予約していることを思い出してもらうために送るメールのことです。
※リマインド（remind）には「思い出させる」「気づかせる」という意味があります。
予約確認メール（リマインドメール）を送るタイミング
リマインドメールを送るタイミングは、早く送りすぎてしまうと、忘れてしまうことがあるため、予約の1日～3日前の送信が良いでしょう。
少し余裕をもっておけば、変更が必要な場合にも対応できます。
キャンセル期限やキャンセル料金が発生する場合はその期日前に連絡を入れておくことで直前でのキャンセルや無断キャンセルの防止につながります。
リマインドをおこなうメリット
リマインドメールを送るメリットは、「予約忘れによる無断キャンセル」「予約日時の間違い」などの防止以外にも、「書類の返送期日」や「申し込み期日」「支払期日」など提出期限を守ってもらう通知としても役立ちます。
- ・予約していたお客様が来店されない
- ・更新書類の提出期日を過ぎても書類がこない
- ・支払い期限を過ぎても振り込まれない
- ・工事や配送で伺ったが不在
などのトラブルが、しばしばおこります。
なぜ、無断キャンセルが起こるのでしょうか？
予約を取ってから期間が空いてしまうと、予約していたことや連絡期日を忘れてしまっていているケースがあります。
そのため、予約日や期日が近づいた段階でリマインドメールを送り、思い出してもらうことで、無断キャンセルなどの防止につなげることができるのです。また、都合が悪い場合はキャンセル連絡を促すこともできます。
リマインドメールは企業にとって、キャンセルによる損失防止、顧客にとっては予約忘れを防止し、再確認することで安心して来店できます。リマインドメールは双方にとってメリットのある対策なのです。
リマインドの連絡手段は何がある？
予約や期限を忘れている人に思い出してもらうためにはリマインド連絡が有効ですが、相手にどのように伝えたらいいのでしょうか？よく利用されるメール以外にも複数の連絡手段について紹介していきます。
Eメールでの「リマインドメール」
予約の確認（リマインド）をEメールでおこなう方法です。
メールのメリットは、相手のタイミングを気にせず連絡できる点と、文面で送ることで、間違いなく伝えることができます。相手も自分のタイミングで確認できますし、後から内容を見返すこともできます。
デメリットは、メールは受信する量が多く、見逃されてしまう可能性が高いことです。
電話での「リマインドコール」
直接電話で確認連絡を行う方法です。
細かい点まで、確認できる点や、質問にもその場で回答を伝えることができることができ、相手の反応をその場で確認できることがメリットです。
デメリットとしては電話をかけてもタイミングがあわなければ、何度も電話をかけ直さなければならない点や知らない番号のため、電話に出てもらえず、連絡がつかない問題があります。
また、文面で内容が残らないため、トラブルになる可能性もあります。
上記の連絡手段以外にSMS（ショートメッセージ）を利用した連絡手段があります。
SMSを利用した予約確認メール（リマインドメール）とは？
そもそもSMS（ショートメッセージ）とは？
携帯電話番号を宛先として相手の携帯電話に直接メッセージを送信するサービスです。
SMSは受信したことを気づきやすい、確認されやすいなどの特長があり、顧客とのコミュニケーション手段として企業での活用が増えている方法です。
SMSを利用した連絡のメリット
SMSを利用した連絡が多くなってきる理由を紹介します。
携帯電話番号宛に送信できる
連絡先として取得しているケースが多く、数字11桁の番号なので、聞き取りミスや、記入ミス、入力ミスが起こりにくいため、間違いが起こりづらい
到達率が高く、受信したことにも気づくやすく確認されやすい
SMSの到達率は90％以上（※国内直収送信の場合。海外経由のSMSの到達理はこれより低くなります。）で、受信すると携帯電話にポップアップで通知が出るため、気づきやすく、メールよりも確認されやすいといった特長があります。
タイミングを気にせず送信できる
相手のタイミングを気にせず送信できます。電話のように相手が出そうなタイミングを見計らって…などの手間が発生しません。さらに、文章で送るため、伝え間違いをする確率も少なくなります。
ガラケー、スマートフォンの両方に標準機能として搭載されている
アプリのインストールやユーザー登録の必要がなく、誰でもすぐに利用できる機能です。
SMSのデメリット
便利なSMSですが、デメリットもあります。
- SMSのデメリット
- ・SMS送信には費用がかかる（※受信には費用はかかりません）
- ・画像は添付できない
- ・送信文字数に制限がある
メールのようにテキストで連絡できるため、メールと似ていますが利用の際はできないことがあることも知っておきましょう。
SMSで予約確認メール（リマインドメール）を送る方法
企業がSMSでリマインドメールを送りたい場合は、法人向けに提供されている「SMS送信サービス」の利用がお勧めです。
SMSは携帯電話端末から送信できますが、1通、1通送るのは手間がかかり大変です。SMS送信サービスを利用すれば、パソコンからリマインドSMS送信、複数人への一斉送信も可能です。
※SMS送信サービスとは？
WEBの管理画面から宛先や本文を入力してメッセージを送信できるサービスです。
導入はインターネットに接続されたパソコンのブラウザがあれば利用できるため、スピーディーに導入できます。
API連携を利用して、既存で利用している顧客システムなどや予約システムに連携しての送信も可能です。
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SMS送信サービスは個別送信と一斉送信に対応しています。連絡したい対象が複数人いる場合は一斉送信機能を利用することで、作業を短縮して連絡できます。
差し込み送信機能があるため、送信先ごとにお名前や予約日時など個別の内容を差し込んでの一斉送信も可能です。
送信方法もCSVファイルに宛先の一覧を記載して管理画面にアップロードするだけで簡単です。
また、指定した日時に送信する機能があるため、日時が決定した時点で送信をセットしての自動送信も可能です。
予約確認メール（リマインドメール）の作成ポイント
リマインド連絡時に含めたい内容としては、下記のような情報があげられます。
- ・予約日時
- ・申し込みの詳細
- 例）参加人数
- 申し込みいただいているプランなど
- ・お問い合わせ先
SMSで連絡する際に注意したい点
迷惑メールに間違われないようにする
最近ではSMSを悪用した迷惑メールが増えており、注意喚起がされています。送信する際は、迷惑メールに間違われないような対策が必要です。
事前にSMSで連絡することを伝えておく
事前に伝えておけば、SMSを受信しても確認してもらえます。
店名やサービス名を記載する
どこから来たSMSなのかすぐにわかるようにしておきましょう。誰から来たものなのかわからなければ、確認しても放置されてしまう可能性があります。
SMSの送信元を自社の電話番号に
SMSの送信元の番号を自社の電話番号にするか、または本文に記載するお問い合わせ先の番号を自社番号にしておくようにしましょう。
受信したSMSが怪しいと感じた場合、ネット検索するため、ホームページなどに記載している自社番号を表示するとユーザーも安心して確認できます。
※送信元を変更できるかはご利用のSMS送信サービスにご確認ください。
SMSの送信元を自社番号に変更できるSMS送信サービスについての資料はこちら
SMSで連絡する際は文字数に注意
SMSは送信文字数により送信料金が異なります。文字数が多くなれば、送信費用が高くなります。また、1度に送信できる文字数も最大670文字までのため、内容は簡潔にわかりやすくして送信する必要があります。
送信費用は安くしたい、でも内容はしっかりと伝えたい！そんな場合におすすめなのが「fonfun SMS」です。
「fonfun SMS」には詳細ページ機能という、SMS送信と合わせて利用できるWEBページ作成機能が標準で利用できます。
SMS本文ではお店の名前や会社名、予約日時など簡潔な内容を案内し、予約についての詳しい情報はWEBページを確認してもらう方法を利用すると送信費用を抑えて連絡できます。
※差し込み送信同様、WEBページにも個別の内容を差し込んで表示させることが可能なため、一斉送信時に送信先ごとに個別の内容を表示しての案内も可能です。
リマインド連絡の利用シーン
リマインドメールは様々なシーンで活用できます。
SMSは即時送信ができ、確認がされやすいことから、リマインド連絡と相性が良く、利用する企業が増えています。
ここではSMSを利用したリマインド連絡で課題を解決された例を紹介します。
▼工事・点検などでの不在率の改善
【課題】事前に工事や点検の日時を決めていたにも関わらず、訪問すると不在で、再訪問が必要となり2度手間になっていた。
【解決】訪問前にリマインドメールを送信。訪問時の在宅率が上がり、スムーズに業務が進められるように。
▼車検の無断キャンセル対策
【課題】車検の予約時間になってもお客様が来店されず、車検スケジュールの組み直しや、その他のお客様の遅れが発生していた。
【解決】予約時間に来店していただける方の割合が増え、スムーズに車検を行うことができるように。
▼病院、飲食店、美容室やエステサロン、ホテルの無断キャンセル対策
【課題】予約の無断キャンセルに困っていた。
【解決】予約前にリマインドメールで連絡したことで、予約の無断キャンセルが減り、キャンセルが必要な方からは事前に連絡がいただけるように。
▼介護事業の送迎時間の事前連絡
【課題】送迎時間の連絡を電話でしていたが、繋がらない方もおり連絡に時間がかかっていた。
【解決】送迎時間の連絡がスムーズ、短時間でできるように。端末側に文章が残るため、利用者が送迎時間を忘れたという再連絡も減った。
▼会社説明会、面談の参加率アップと無断キャンセル対策
【課題】無断キャンセルが多い。電話しても出ない方も多く、連絡にも時間がかかっていた。メールで連絡しても確認漏れがあるのか、見落とされてしまうことも多かった。
【解決】事前にSMSでリマインドを送ったことで、参加率が改善され、無断のキャンセルの発生も少なくなった。
まとめ
今回は、予約確認メール（リマインドメール）について解説しました。
リマインドメールは顧客に思い出してもらうための、有効手段です。
企業にとってキャンセルによる損失防止、顧客にとっては予約忘れ防止、予約の再確認ができることから双方にとってメリットがあります。
メールや電話でのリマインドでは効果が出ていないと感じている場合や、これからリマインドによる連絡を検討している場合は、リマインドメールとして活用できるSMSをぜひ利用してみてください。
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